电子档案归档与电子档案管理
电子档案归档是指将电子文件按照一定的规则和方法进行整理、分类、标识和存储，以便于后续的检索和利用。它包括对电子文件进行整理、分类、标识和存储的过程。
电子档案管理是指对电子档案进行全面的管理，包括电子档案的创建、采集、整理、分类、标识、存储、检索、传输、保护和销毁等环节。电子档案管理需要建立相应的管理制度和流程，确保电子档案的完整性、可靠性和安全性。
电子档案归档是电子档案管理的一个重要环节，它是将电子文件按照一定的规则和方法进行整理、分类、标识和存储的过程。电子档案归档需要考虑文件的结构、格式、命名规则、存储位置等因素，以便于后续的检索和利用。
电子档案管理是对电子档案进行全面的管理，包括电子档案的创建、采集、整理、分类、标识、存储、检索、传输、保护和销毁等环节。电子档案管理需要建立相应的管理制度和流程，确保电子档案的完整性、可靠性和安全性。同时，电子档案管理还需要考虑电子档案的长期保存和可迁移性等问题。
电子档案归档和电子档案管理是密切相关的，归档是管理的一部分，而管理则是归档的基础和前提。只有进行有效的电子档案归档，才能实现电子档案的有效管理。而电子档案管理则需要建立相应的管理制度和流程，确保电子档案的完整性、可靠性和安全性。
电子文件归档和电子档案管理规定
法律分析：
1、合同应交由企业档案管理部丛庆橡门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。 为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。 有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。
3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。 日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。
4、建立客户档案信息。 通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。
法律依据：
《合同差镇保管归档规定》
第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分渗旁为30年、10年。
电子文件归档与管理规范 [浅谈电子文件与归档]
摘 要：电子文件越来越成为现代文件的重要形式。由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。
关键词：电子文件；档案管理；纸介质；归档
电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
1、电子文件的定义
电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、电子文件的两个基本特征
2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。
2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”扰含和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
3、 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理败谈登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
3.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
察李碰 3.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
3.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
3.6 电子文件的收集与积累
4.1收集积累要求
4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
4.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 4.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
4.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
4.1.12 定期制作电子文件的备份。
4.2 电子文件的登记
4.2.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记(见附录A的表A．1和表A．2)。 4.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
4.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
4.2.4 电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。
4.2.5 电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；0-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。
5 电子文件的归档
5.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
5.2鉴定
5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
5.5 归档
5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。 然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
档案电子化管理办法 电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。归档，指将处理完毕且具有保亮渣存价值的事情或文件经系统整理后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
1.总 则
1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成禅侍就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文贺键吵件的收集与积累
2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2 收集积累要求
2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3 收集、积累方法
2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3.5 电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
3.电子文件的整理
3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3.3 归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
看了“电子文件归档与电子档案管理办法”还看了：
1.浅谈建设工程电子档案的特点与管理
2.浅谈电子化档案管理论文
3.企业档案管理规定
4.档案管理工作心得3篇
工程建设电子文件归档和电子档案管理的难点
工程量更大，通过数字设备及环境生成。
1、电子档案；难点；重点电子档案与传统纸质档案相比，其工程量更大，难度也更高，给档案管理人员的工作提出了更高的要求。宽此
2、电子文件归档肆仿的难点：建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存裂巧纤储于磁带磁盘或光盘等载体依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括工程准备阶段电子文件监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。相对应的产生单位有建设单位、监理公司施工单位设计单位和勘察单位等。
的电子档案共享利用平台 电子档案的管理和利用
电子档案的管理指对办公自动化系统中归档电子文件进行数据管理、整理编目、辅助实体管理的工作。 电子档案的数据管理应具备对各类电子档案目录及全文进行数据管理的功能，主要包括档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。其功能主要有：
1、保证文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移；
2、电子档案应包括网络中形成并归档的文本电子文件、扫描形成的图像电子文件、通过数字设备形成的音频、视频、多媒体电子文件等；
3、各种不同类型的电子档案数据，其文件格式均应尽量采用国家标准规定的通用文件格式。确需采用非通用格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。
整理编目应具备档案类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并具备根据用户需要增设主题词（或关键词）的自动标引功能。其主要功能包括：
1、能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足按照分类类目进行自动分类和自动排序的需求；
2、能自动生成档案管理所需的各种排列序号，并能由用户自主修改和重新排序，保存时具有防重号的校验功能；
3、能自动生成符合档案工作相关标准要求的各种目录和备考表；
4、具备档案管理需要的各种统计功能，并能生成反映档案接收、保管、利用和鉴定销毁等情况的统计报表；
5、具备完备的打印输出功能，能打印输出各类统计报表、目录、备考表及电子文件全文。
辅助实体管理应具备对归档电子文件的检测、调整、存入磁光载体、迁移、异地保存、密级变更以及移交进馆等工作进行相应管理的功能。辅助实体管理中的重点和难点是电子档案的迁移。
迁移指源系统中的电灶掘滚子档案向目的系统进行转移存储的方法和过程。具体包括：
1、既能读取旧格式电子档案，也能将其有关信息写在新格式上，当迁移到不同操作系统时，应首先确保内容的真实和使用的需要；
2、系统中的电子档案管理模块应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时，数据的完整、安全迁移及日后的妥善保存及有效利用；
3、应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移；
4、系统设备更新或系统扩充时，有关部门应及时对电子档案进行迁移操作，并散念记录源系统设备、目标系统设备、被迁移电子档案的情况。
档案部门除了加强系统中电子档案的信息管理，还应加强电子档案脱机保存后载体隐余的管理，包括电子档案脱机保存的要求和对脱机保存的电子档案载体的管理。
电子档案脱机保存的要求包括四点：
一是档案部门应将具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，脱机保存的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用优盘、移动硬盘等移动存储设备作为电子档案长期保存的载体；
二是对于采取技术手段对内容进行加密的电子档案，应在解密后进行脱机保存；
三是存储电子档案的载体或装具上应注明反映其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期等项目；
四是存储涉及国家秘密的电子档案的载体或装具上还应注明相应的密级和保密期限，并按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。
电子档案脱机载体应专库或专柜集中保存。载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离；保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求；保管环境温度选定范围是17℃—20℃，相对湿度选定范围是35%—45%；载体要避免阳光直接照射。
档案部门每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，按保密要求进行处置。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
电子档案的利用指在系统中对电子档案的信息数据提供多途径检索查询、全文浏览及下载的工作。
系统应对全部用户开放各类档案目录，并具备目录检索、全文查询与浏览、图文声像一体化检索等方面的功能；应至少设置案卷题名或文件标题、责任者、形成年度、主题词、保管期限、目录号、案卷号或件号、机构或问题、发文字号等检索项，以满足电子档案利用的需要。利用者能根据检索项实现多条件组合查询，可以对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择传输等。
各类档案目录可以向全部用户开放，但全文查询时需分为限制利用和非限制利用。对于非限制利用的电子档案，可以直接由系统用户提供查阅、浏览；对限制利用的电子档案，系统应设置利用权限，实现不同职责、需求、级别的利用者对特定范围和内容电子档案的在线利用。查阅全文时要设置电子档案借阅期限，到期时可以自动将借出档案收回。系统应具有对利用者以及利用目的、时间、内容等信息进行记录、分析、统计等方面的功能。
查询借阅一般程序是：借阅者查看档案目录→提出借阅申请→系统审核借阅权限→调阅档案原文。系统审查未通过的，则需向档案部门提出借阅申请。
至此，我们通过7讲讲述了电子文件的涵义、原则、管理职责、归档范围、管理要求以及办公自动化系统中电子文件如何积累、归档、管理和利用，希望对大家的工作有所帮助。
