智慧档案管理云平台系统是以物联网、云计算等技术为核心,构建的智能管理、多元化管控平台,采用跨平台、标准的、开放的、技术成熟的、先进的应用集成技术开发的智慧档案馆档案综合管控云平台,旨在搭建具有智能感知与控制,强大的档案信息处理和服务能力,舒适、智能、安全的档案存放环境的新型智慧档案馆。
智慧档案管理云平台系统集成了档案管理系统、档案环境智能控制系统、档案智能安防系统。涵盖了实体档案数字化,从电子档案到实体档案的收集、管理、存放、利用的一体化管理,档案库房环境智能控制管理和档案安全管理等方方面面。既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要,也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需求。智慧档案管理云平台系统在库房环境管理、库房安全管理等方面的先进性,是实体档案安全存放的坚强后盾。
档案数字化以后，对档案的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
首先，档案数字化能有效地保护档案原件。
1.代替原件使用,把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间。
2.数字化副本分地保存。对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。有些档案材料由于纸张、字迹和保管条件等因素，字迹出现了模糊扩散或褪变。这种档案可以经过计算机扫描技术生成数字影像，再利用计算机图像处理技术就可以恢复模糊褪变字迹，其次，档案数字化能改善档案的利用方式。
档案的数字化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式
1.不再受“孤本”的限制。
2.异地调阅，数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。
3.“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
二、档案数字化流程及细节
1．资料移交
首先要将资料从档案室移交到加工现场的临时库房。在转移之前，双方共同在资料室完成资料的逐册清点工作，并登记承接时间、总册数，并有双方负责人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。这些信息作为资料归还时检查的参考依据。本步骤完成后，将会形成《移交清单》。
2．资料拆分
资料的整理和拆分时，资料拆分人员按照《资料拆分工作说明书》的要求进行资料拆分工作，并填写移交清单（此移交清单是资料拆分人员和项目经理共同填写）签字后领取并进行资料拆分。
3．资料扫描
原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。资料扫描设置专业岗位和补扫岗位；补扫岗位主要负责改正图像质检发现的问题。
通过扫描，纸质资料数字化为电子资料。本步骤是资料数字化的核心和基础，直接影响对于纸质资料获取数字化信息的好坏。
扫描过程对扫描后的文件质量影响主要参数是：扫描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存储格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和对比度。
按照技术指标，扫描时应根据资料纸张的质地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定扫描方案，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。
4．图像处理
扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据扫描后的具体情况，图像要进行如下处理：图像旋转、校正还原，以符合阅读习惯；图像去原始信息外脏点、斑点去除，如去黑点、黑线、黑框、黑边等。处理过程中应遵循保持原貌的原则。
5．插图页面处理
资料中有插图的要在扫描时对扫描阀值做相应调整，如黑插图用灰度扫描不清楚时，应该用其他色彩扫描，在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。
6．图像质检
图像质检设置岗位由项目经理兼任，负责每天抽检比例不低于图像处理总量的10%；
图像质检也是对扫描工序的第二次校验（二校），主要对两方面的情况进行检查：
图像数量：对处理的图像数量是否同原书数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况。
图像质量：对图像是否清晰、可阅读，是否字迹断连、字迹过深，是否达到扫描要求的分辨率。
对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
7．资料装订还原
资料图像成品检查合格后，移交客户前需要装订还原，根据原稿拆分时的情况按照骑马钉、斜钉、书式塑料装订等方式装订还原。
8．图像与索引挂接
文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。
8．数据移交
通过网络传输或硬盘方式移交成品数据。成品数据包括：单层PDF文件、TIFF图像、《备注说明》（原书出现残缺、重页、水淹、火烧、图像不清、空白页、插页、插图，提交数据的总数与原书的总数不一致等情况）文档。
9．档案数字化加工流程
中心机房建设解决方案
资料交接（填写移交清单双方签字）和查重（重复资料的审核，客户确认后剔除）→→资料拆卷（起钉、书式塑料金属装订物剔除），检查纸张情况及内容书写清晰度→→资料分页扫描（按厚薄、颜色、阀值调整扫描参数）→→图像修图（纠偏、校正、清晰度调整、裁边）→→图像质检及无损压缩（多页TIF或PDF成品压缩）→→图像命名（PDF命名格式、命名字段规则）→→资料装订还原（骑马钉、斜钉、书式塑料装订、书式金属圈装订等）→→图像与索引挂接→→资料移交（按移交表清点无误后双方签字确认装箱）→→数据备份（硬盘或服务器双备份）→→成品验收（按批次打印加工台账清单，移交目录造册；客户验收通过签订验收合格书）
