档案数字化加工文件整理的步骤包括:
1. 拆卷:按照全宗群和分类方案,对所有拆零的档案材料进行拆卷,并对每一份文件要写好页号标签,做好拆卷记录,以保证档案文件不重不漏。
2. 整理:对拆卷后按件装封的档案进行整理,注意按文件排列顺序(文件材料排列以“件”为单位)重新排列,整理装订后案卷、文件无破损、无污染、无严重褪色。
3. 分类:按全宗群、分类方案设立的数字化加工档案材料类别,对加工案卷材料重新分类并标识,对于分类到其它类别的档案材料则建立临时分类标识,统一归类处理。
4. 著录:将拆卷、整理、分类后的档案材料信息进行重新著录。确保档案材料信息齐全、准确。
5. 切割:将著录、审核无误的文件材料进行切割,按照要求制作电子目录及数字化加工纸质档案材料所需电子表格。
6. 组盘:把切割好的档案卷宗材料按照质量要求进行检查组盘。
7. 质检:对于所有案卷材料按照标准进行质检。对于不符合要求的案卷再次进行细分和重新加工,确保案卷合格率达到100%。
8. 电子目录录入:将质检合格的案卷进行电子目录的录入,并和纸质档案一一对应。
9. 核查和校对:通过电脑软件将录入的电子目录和纸质档案逐页核查校对,保证两者一致。
10. 封装和移交:将数字化加工后的档案材料进行封装,并按照要求移交给接收单位。
以上步骤完成后,即可完成档案数字化加工文件整理的工作。同时,请注意保留好每一步的记录以供后续查阅和使用。